一、 除学校正式印制的介绍信和编号的红头文件用印不需要登记外，各部门及个人因公务需要使用学校印章的，均需填写《内蒙古师范大学用印审批登记表》（点击下载），视用印事由，经逐级审批后到党委办公室或校长办公室加盖印章。不涉及学校重大问题的一般性证明和介绍信等用印，可到校长办公室直接办理。对于空白凭证，一般不予盖章，特殊情况需要盖章的须经校长办公室主任和校长签批。
（一）以学校名义签定的合同、协议等，须经校领导签批后，方可加盖校印。
（二）各类奖状、荣誉证书等经学校有关部门或委员会审核通过，并向党委办公室或校长办公室提供获奖单位、个人名单后，方可加盖印章。各类奖状、荣誉证书丢失后不予补办。
（三）科研申请表、鉴定证书、科技成果报送等用印，由科技处负责人签字、盖章，并附明细材料后到校长办公室加盖校印。
（四）各类财务统计、预决算报表，各种涉外财务检查、报告、结论等，由财务处主管负责人签字并经分管校领导审核后，到校长办公室加盖校印。
（五）校内各部门定期或不定期报表用印，由单位主要负责人审签后到校长办公室加盖校印。
（六）凡涉及外事工作，包括自费出国留学、探亲、参会等，除单位领导签署意见外，须交国际交流与合作处审查并报请分管校领导签批，方可加盖校印。
（七）学生办理出国、留学手续的各类材料用印，毕业生须持有效证件（毕业证书、学位证书原件）到学校档案馆提取在校成绩单复印件、学历证明等，并加盖档案馆印章，学校不再用印。
（八）高等学校学生转学申请表（含普通和成人学生），个人报奖等用印，由单位主要负责人审签，报请分管校领导批准后，方可加盖校印。
（九）校内教职工办理住房公积金贷款，需在《职工个人住房公积金担保贷款申请审批书》、《保证担保承诺书》上加盖校印的，应先到人事处办理工资证明等相关手续并如实填写表内信息后，到校长办公室办理。校内教职工支取住房公积金，需在《住房公积金支取申请书》上加盖校印的，应先到财务处办理相关用印手续，并将表中信息填写清楚后到校长办公室办理。
（十）临时机构需用校印代替时，应由机构负责人审签和分管校领导签批。
（十一）一般情况下党政印鉴不准互相代用，特殊情况应征得单位主要负责人的同意。
（十二）凡因工作需要使用书记或校长手章的，须经书记或校长本人圈阅批示后，党委办公室或校长办公室方可用印。
二、学校各类证件、证书用印，由承办单位填写《内蒙古师范大学用印审批登记表》并附明细材料派专人到党委办公室或校长办公室办理（各类证件、证书的内容应机打或用黑色碳素笔、蓝黑色钢笔填写）。
（一）全日制本专科学生的学生证、毕业证、学位证、肄业证、《高等学校毕业生登记表》、《高等学校毕业生学士学位登记表》、毕业证明书（毕业证丢失补办）等用印，应由教务处主要负责人在所附学生名册(包括学生姓名、学号、学院、专业、证号、生源地等)上签字盖章后，报校长办公室。同时教务处应向各学院提供相应学生名册，学院按照学生名册仔细核对毕业学生个人信息，尽量避免毕业证、学位证等因个人信息错误出现重复办证等情况。
1．毕业证、学位证等经教务处审核，并加盖蓝色“内蒙古师范大学”字样后，各学院按毕业学生名册，分专业到校长办公室办理相关手续。
2．《高等学校毕业生登记表》用印，各学院要组织学生以班为单位如实填写表中个人信息，班主任应本着对学校和学生高度负责的态度认真填写学生毕业鉴定并签字后，由学院办公室用印人员统一审核，在“学校组织意见”栏内加盖学院印章。《高等学校毕业生学士学位登记表》用印，学院、学科组、学位委员会等均应签署意见后方可到校长办公室办理。对缺少相关手续、信息填写不全、无照片等情况的《高等学校毕业生登记表》和《高等学校毕业生学士学位登记表》，学校不予用印。
3．学生证用印，各学院应组织学生以班为单位按照教务处提供的学生名册认真、详细、如实填写证内信息后，方可到校长办公室办理。
4．为保证相关单位其它日常工作的正常进行，在毕业证、学生证等集中办理时间过后，因故未办理的证件，由学院派专人于每周二、周五上午到校长办公室办理。
（二）全日制硕士研究生、教育硕士研究生、高校教师在职攻读硕士学位研究生、公共管理硕士专业学位研究生、博士研究生以及成人教育、留学生等的毕业证、学位证、肄业证、《高等学校毕业生登记表》、《高等学校毕业生学位登记表》、学生证等用印，应分别由研究生处、继续教育学院、国际交流与合作处提供学生名册(包括学生姓名、学号、学院、专业、证号、生源地等)，主要负责人签字盖章并经校领导签批后到校长办公室办理。
（三）所有各类学生证中“乘车区间”的内容应与生源地一致，如与生源地不同则需出示父母居住地或配偶居住地派出所或社区出具的证明，校长办公室存档备查。对信息不全、缺少照片或经核查与实际情况不符的证件一律不予办理。
（四）各承办单位要加强对学生毕业档案、学生证等的管理，指派专人负责上述工作，统一、如实填写证内（表内）各类信息，核查无误后派专人到校长办公室办理，对学生个人一律不予办理。毕业档案等应尽量避免多人管理，防止档案在交接过程中丢失。如学校盖章后的《高等学校毕业生登记表》、《高等学校毕业生学位登记表》等丢失，原则上不予补办，确需补办的，需填写《内蒙古师范大学用印审批登记表》，写明丢失原因，由学院盖章、院长签字后方可办理；学生证的丢失补办应先登报挂失，然后由发证单位统一办理，对学院或学生个人一律不予办理。
（五）各学院举办的非学历教育，学生学习结业证件（结业证、写实性学习证明等）用印，分别由继续教育学院、教务处和研究生处等负责审核，承办单位主要负责人审签并附学员或学生名单，派专人统一到校长办公室办理，校长办公室不直接为各办学单位办理结业证件。
（六）除上述证件外的工作证、离退休证、学生军训结业证等用印，由承办单位主要负责人审签并附教职工、学员或学生名单，派专人统一到校长办公室办理。工作证等丢失补办，申请人应填写《内蒙古师范大学用印审批登记表》，写明丢失原因或情况,必要时应登报挂失。人事处重新审核编号并在《用印审批登记表》“相关职能部门负责人意见”栏签字、盖章后到校长办公室办理。
三、各部门应建立用印登记制度，每次用印均要详细登记，以备查阅。印章管理人员必须认真负责，事关重大的工作用印时，应征得单位负责人同意，不得擅自用印。
四、凡不符合上述手续和规定的，印章管理人员有权不予用印。如印章管理人员违反上述手续和规定私自用印的，经发现视情节轻重给予批评教育、纪律处分直至追究法律责任。
