为提高学校有关会议的通知效率，提升会务服务水平，充分利用电话通知、短信通知、网络通知等多种通讯方式的功能，积极发挥好全校各二级单位办公室上传下达、联络沟通的工作职能，现结合学校工作实际，特制定下列会议通知制度:
      第一条  学校各类会议按参加人数分为大型、中型、小型会议，其中，大型会议为50人以上，中型会议为30-50人，小型会议为30人以下。
      第二条  大、中型会议的通知方法：一是至少提前一天在校园网上发布会议通知；二是通知时间距会期开始半天以上时，利用短信平台给各相关部门办公室主任发送短信会议通知，请其通知本单位参会领导并及时反馈参会情况；三是通知时间距会期开始半天（含半天）以内时，根据前期反馈的参会情况，电话通知未反馈参会情况的部门办公室主任，并要求其尽快落实、反馈本单位领导参会情况。
      第三条  小型会议的通知方法：一是通知时间距会议开始半天以上时，利用短信平台给各相关部门办公室主任发送短信会议通知，请其通知本单位参会领导并及时反馈参会情况；二是通知时间距会期开始半天（含半天）以内时，则根据前期反馈的参会情况，直接电话通知未反馈参会信息的部门领导。
      第四条  上述各个环节收集、掌握到的参会情况，大、中型会议要向会议的承办单位负责人及时反馈，小型会议直接向会议召集人及时反馈。
      第五条  反馈的参会情况要进行分类统计，具体包括“参会的”、“有课的”、“出差的”、“请事（病）假的”等各多少人。

校长办公室综合科
二〇一四年十月